發(fā)布日期:2022-07-16 15:15:11
最近有粉絲問，我們公司經(jīng)常買辦公用品，比如常用的文件袋、打印紙等，偶爾還會(huì)添置辦公椅，金額從幾十到幾百不等，應(yīng)該如何記賬呢?比如辦公椅，計(jì)入固定資產(chǎn)和計(jì)入低值易耗品有什么區(qū)別?粉絲有這個(gè)疑問，說明對(duì)辦公用品常計(jì)入辦公用品、固定資產(chǎn)和低值易耗品這幾個(gè)分錄的概念區(qū)分不了。
01基本概念
理論上來說，辦公用品都是為了正常辦公而添置的，都可以計(jì)入辦公用品。但在實(shí)際操作中，辦公用品的范圍實(shí)在是太寬泛了，“一刀切”地都計(jì)入辦公用品，肯定是行不通的。在實(shí)務(wù)中，辦公用品一般都用用來確認(rèn)企業(yè)的行政管理活動(dòng)中需要消耗的辦公用品。
而其他的辦公用品，則根據(jù)用途、預(yù)估使用期限等，進(jìn)行細(xì)分后再入賬。其中，固定資產(chǎn)、低值易耗品就是其中的兩個(gè)常用的科目。
固定資產(chǎn)通常指企業(yè)為了生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理等持有的、使用壽命超過1年的有形資產(chǎn)。
單個(gè)價(jià)值在10元以上、2000元以下，或使用期限低于1年的、不計(jì)入固定資產(chǎn)的勞動(dòng)資料，一般稱為低值易耗品。低值易耗品與包裝物一樣，記在周轉(zhuǎn)材料科目下。
在新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中，沒有對(duì)固定資產(chǎn)的價(jià)值給出一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，這也就是大家在實(shí)務(wù)中感到與“低值易耗品”難以區(qū)分的原因。
不過，“低值易耗品”具有“易損耗”的特征，因此，從使用期限上來看，固定資產(chǎn)一定是比“低值易耗品”耐用的，因此，從使用期限上來判斷應(yīng)該計(jì)入“低值易耗品”還是“固定資產(chǎn)”會(huì)更加地直觀。
02購(gòu)買辦公用品如何做賬？
了解了這幾個(gè)概念的區(qū)別之后，我們?cè)賮砜纯闯Ｒ姷霓k公用品應(yīng)該計(jì)入哪個(gè)科目。
例如會(huì)計(jì)網(wǎng)的員工在日常工作中常用到紙、筆、文件袋、檔案袋等單價(jià)比較小的辦公用品，可以計(jì)入管理費(fèi)用中。
會(huì)計(jì)分錄：
借：管理費(fèi)用-辦公用品
貸：庫(kù)存現(xiàn)金/銀行存款
不超出2000元或使用周期不足一年的辦公用品，如飲水機(jī)、辦公桌椅等，應(yīng)該計(jì)入“周轉(zhuǎn)材料—低值易耗品”科目核算。
同時(shí)，因?yàn)榈椭狄缀钠穬r(jià)值比較低低，同時(shí)使用周期短，所以需要將它們的價(jià)值攤?cè)氘a(chǎn)品成本，轉(zhuǎn)入管理費(fèi)用。
會(huì)計(jì)分錄：
購(gòu)買時(shí)：
借：低值易耗品
貸：銀行存款/現(xiàn)金
攤銷時(shí)，一次性攤銷，也可以分幾個(gè)月平均攤銷：
借：管理費(fèi)用
貸：低值易耗品
而像打印機(jī)、辦公電腦等價(jià)值較高、使用周期比較長(zhǎng)的辦公用品，則可以計(jì)入“固定資產(chǎn)”。
會(huì)計(jì)分錄：
借：固定資產(chǎn)
貸：庫(kù)存現(xiàn)金/銀行存款
好啦，說完辦公用品的記賬問題后，接下來再來說說大家都比較關(guān)心的開票問題。
03???????購(gòu)買辦公用品如何開票？
先來看看官方關(guān)于開票的規(guī)定：
從上述規(guī)定可以看出，購(gòu)買辦公用品時(shí)，不管金額大小，都應(yīng)該列出實(shí)際購(gòu)買的物品和實(shí)際金額。如果數(shù)量較少，則在發(fā)票上直接列出明細(xì)，如果數(shù)量較多，則需要開具增值稅專用發(fā)票清單。
在辦公用品的購(gòu)買以及賬務(wù)處理中，需要注意以下兩個(gè)方面：
1.不得將購(gòu)買辦公用品的以外的支出列為辦公用品
由于辦公用品的發(fā)票是可以抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的，而且還可以在企業(yè)所得稅前全額扣除。有些企業(yè)就動(dòng)了歪心思，將一些不能抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額，或企業(yè)所得稅稅前扣除會(huì)受到扣除比例的限制的支出開成辦公用品，例如“集體福利支出”，而這明顯是“虛開發(fā)票”的行為，稅務(wù)機(jī)關(guān)稽查時(shí)，如果被發(fā)現(xiàn)的話，不但要補(bǔ)繳稅款，甚至還要被罰款。簡(jiǎn)直得不償失，希望各位會(huì)計(jì)人一定要按照實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)來開具發(fā)票。
2.個(gè)人墊資購(gòu)買辦公用品時(shí)，一定要注意數(shù)額和轉(zhuǎn)賬方式
在實(shí)際工作中，不少公司會(huì)出現(xiàn)由員工墊資先購(gòu)買辦公用品，過后再回公司報(bào)銷的情況。雖然這是很多公司的常見做法，但如果數(shù)額較大，則有可能會(huì)被人為這是一種利用辦公用品發(fā)票抵薪、進(jìn)行偷逃個(gè)稅的做法，所以建議各位會(huì)計(jì)人最好跟公司同事說明，如果是超出1000元的支出，要先通知公司財(cái)務(wù)，直接從公戶轉(zhuǎn)賬，或者從公司的備用現(xiàn)金中，通過支付寶或微信轉(zhuǎn)賬之后，再進(jìn)行支付，以免產(chǎn)生不必要的麻煩。